Como criar uma agenda de reuniões para sua empresa

17/04/2019

Como criar uma agenda de reuniões para sua empresa

As reuniões integram uma parte importante da rotina de empresários e empreendedores. Tais momentos são fundamentais para ajudar no processo de tomada de decisões e também para certificar-se de que todos colaboradores estão na mesma página sobre um assunto. No entanto, é muito comum encontrar empresas onde as reuniões se estendem durante horas a fio e, vez ou outra, os colaboradores saem do encontro sem uma decisão clara sobre como lidar com uma determinada situação.

A dificuldade de colocar questões desafiadoras em pauta é muito recorrente nas salas de reunião. A abordagem de determinados problemas pode até acontecer, mas sem o direcionamento concreto, as discussões se perdem - e a reunião se transforma em um encontro improdutivo e sem propósito.

Nesse sentido, uma agenda de reuniões bem estruturada pode ser a chave para otimizar a rotina de trabalho, contribuindo diretamente para o fomento de novas ideias. Para ajudar você, nós reunimos algumas dicas essenciais para criar uma agenda de reuniões pertinente e aumentar os resultados da sua empresa. Acompanhe.

Avalie se uma reunião é realmente necessária

O primeiro passo para criar uma agenda de reuniões produtiva é parar por um instante e certificar-se de que uma reunião é realmente necessária. É muito comum que empresas criem um tipo de “rotina” administrativa e, como consequência, realizem reuniões com alguns grupos de funcionários com certa regularidade. Nesse caso, deve-se estar atento e perceber se o encontro realmente tem uma finalidade produtiva.

Algumas situações ou impasses mais simples podem ser resolvidos em poucos instantes, com uma troca de e-mails ou uma ligação telefônica, por exemplo. Essa percepção pode influenciar de maneira direta a produtibilidade dos participantes, permitindo que eles foquem em suas tarefas essenciais, e não que se sentem à sala de reuniões apenas para discutir tópicos superficiais.

Trace os objetivos

Se a realização de uma reunião é realmente muito importante, ela deve ser motivada por um objetivo maior, correto? Por isso, é muito interessante identificar a razão que faz esse encontro ser indispensável, questionando qual é a questão que deve ser discutida e quais são as decisões que devem ser tomadas.

Organize as pautas da reunião previamente

Com os objetivos traçados, será muito mais fácil entender quais serão as pautas de uma reunião. Ao listar os pontos importantes que devem ser debatidos, você terá em mãos um pequeno “roteiro” para o encontro e a certeza de que todos os tópicos pertinentes serão abordados. Além de tornar o momento mais produtivo, a pauta também pode ser divulgada previamente para os participantes, garantindo que eles terão tempo hábil para se preparar para o encontro - e consequentemente estarão aptos a contribuir de maneira apropriada.

Escolha as pessoas certas

Ao entender todas as demandas da reunião, será mais fácil compreender quais são os colaboradores que devem estar presentes. No ambiente empresarial, é usual encontrar reuniões feitas com muitos funcionários, entre os quais estão profissionais que não têm ligação direta com o assunto que será abordado. Além de negativo para a rotina de produção desses colaboradores, a situação ainda contribui para uma maior distração e perda de foco durante o encontro.

Dessa forma, é interessante usar o objetivo da reunião e as suas pautas para analisar quais são os funcionários que devem ou não estar presentes. Grupos menores tendem a trocar ideias e opiniões com maior facilidade. Uma sugestão interessante é sempre garantir que gestores e diretores tenham acesso às reuniões, e que posteriormente possam informar suas equipes sobre as decisões ou novos métodos de trabalho que foram discutidos.

Atenção ao tempo

Reuniões devem ser curtas e diretas, sem se estender durante muitas horas. O ideal é que o encontro não dure mais de 50 minutos, permitindo que os participantes mantenham-se atentos e focados nos temas que estão sendo discutidos. Portanto, ter os objetivos claros é essencial para que a reunião comece no horário combinado e também termine na hora.

Avise com antecedência

Notificar todos os colaboradores sobre a reunião com antecedência também é muito importante. A atitude, apesar de simples, pode trazer benefícios interessantes e garantir que todos estarão preparados para discutir os temas, organizando-se para estar presentes no dia e local combinado. Ainda, um memorando pode prevenir esquecimentos, ou mesmo permitir que os funcionários que não podem cancelar outros compromissos importantes estejam cientes e possam notificar a sua ausência.

Valorize um ambiente democrático

Durante a reunião, é importante proporcionar um ambiente democrático, o que permite que todos os participantes sejam ativos e tenham a liberdade para fazer críticas construtivas. Dessa forma, valorizar a opinião dos colaboradores pode ser um mecanismo interessante para motivá-los e engajá-los ainda mais.

Definir um colaborador para guiar a discussão também pode ser interessante e deixar o bate-papo mais organizado. É interessante escolher alguém que conhece boa parte dos participantes e, portanto, é capaz de entender quem pode fazer contribuições interessantes para uma determinada área ou aspecto.

Crie uma retrospectiva

Ao final da reunião, umas das maneiras mais produtivas de encerrar o encontro é relembrar rapidamente quais foram os assuntos discutidos, as decisões tomadas e os objetivos atingidos.

Também é significativo pedir que um colaborador prepare uma ata da reunião, documentando o encontro e todos os pontos abordados. O texto é não só proveitoso para o controle da própria empresa e gestão atual, como também pode ser enviado para todos os participantes, para que relembrem quais foram as medidas tomadas e quais serão os próximos passos. Igualmente relevante é enviar o documento aos colaboradores que não puderam comparecer à reunião.

Manter o controle sobre a sua agenda de reuniões é fundamental para ajudar a empresa a crescer. Proporcionar um ambiente saudável ajuda todos os profissionais a realizar o seu trabalho e a otimizar sua rotina. Portanto, não deixe de trazer pautas verdadeiramente relevantes para esses encontros, bem como valorizar esses momentos como oportunidades para que o trabalho em equipe seja revigorante e estimulante!

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