29/10/2014
Cinco passos para ter reuniões mais produtivas
Se você participa de
reuniões demasiadamente demoradas e que não são eficientes para decidir
projetos, pode ser que esteja faltando foco ou que haja excesso de tópicos
abordados.
Parar evitar que
encontros sejam improdutivos, confira os conselhos que Daniel Costa, autor do
livro Não Existe Gestão sem Comunicação
(editora Dublinense, R$ 34,90):
1. Crie regras
Direcionamentos são
fundamentais para organizar o trabalho em equipe. Por isso, Costa considera
importante elaborar uma lista com o que é ou não permitido fazer nas reuniões.
“Os funcionários precisam saber a hora de falar e a hora de ouvir os colegas.
Telefones, tablets e computadores tiram o foco”, explica. Não se esqueça de
deixar esses acordos claros e visíveis para todos.
2. Determine e
comunique o objetivo
Além de marcar a data, é
necessário preparar o time previamente para o assunto que será abordado. Assim,
cada membro da reunião ficará ciente e poderá se organizar para o encontro e
reorganizar a sua agenda para não prejudicar os prazos.
3. Estabeleça um tempo
máximo
De acordo com o autor,
reuniões longas têm curva de atenção decrescente e, por isso, o concelho é que
não durem mais do que uma hora e que não sejam feitas no fim do dia. “Quanto
mais perto da hora de ir embora os coordenadores marcam reuniões, mas
impaciente os participantes ficam”, diz Costa.
Para manter a
credibilidade da reunião e o controle do tempo, é necessário seguir
criteriosamente as diretrizes passadas no instante em que a reunião foi marcada.
Uma dica é dividir o tempo do encontro entre os presentes para possibilitar que
todos exponham uma opinião. “Se essas pessoas foram convidadas, é porque é
válido saber o que todos pensam a respeito da pauta”, afirma o autor.
5. Prepare uma ata
Após a reunião, é
importante que um representante da equipe seja responsável por elaborar uma ata
com o registro dos principais pontos discutidos e das decisões tomadas. Assim,
ninguém se esquece de cumprir os combinados.
Fonte: PEGN
Comments